Bước 1 - Khảo sát nhu cầu: Khi tiếp nhận thông tin, nhân viên kinh doanh sẽ trao đổi với khách hàng để xác định rõ hơn về nhu cầu và công trình cần trang trí: khách hàng cần trang trí cây xanh cho văn phòng hay tòa nhà, khách hàng đã có bản thiết kế nội thất chưa, ngân sách chi phí như thế nào.
Bước 2 - Khảo sát thực tế: Sau khi nắm được nhu cầu của khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ đến khảo sát thực tế nơi cần trang trí của khách hàng. nhân viên kinh doanh tìm hiểu về công trình xây dựng, đặc điểm, phong cách, vật liệu kiến trúc nội ngoại thất, những vị trí cần tạo điểm nhấn, những khu vực cần bài trí cây xanh, những vị trí cần trang trí đặc biệt, và những điều kiện để có thể đảm bảo không gian xanh tối ưu. Tất cả được ghi chép lại trong Báo cáo khảo sát.
Sau khi khảo sát thực tế, nếu khách hàng chưa có phương án thiết kế, nhân viên kinh doanh sẽ bắt đầu tư vấn các phương án trang trí cơ bản (Bước 3.1), nếu khách hàng đã có thiết kế cơ bản thì có thể thảo luận về lựa chọn sản phẩm hoặc thiết kế sản phẩm riêng (Bước 3.2), nếu khách hàng đã có bản thiết kế cụ thể thì NVKD sẽ sử dụng để hoàn thiện thành phương án chi tiết kèm báo giá (Bước 3.3).
Bước 3.1. Tư vấn phương án bài trí cây xanh: Với kết quả khảo sát thực tế, bằng kinh nghiệm và kiến thức của mình, trong số hơn 1000 sản phẩm công ty đang cung cấp, nhân viên kinh doanh lựa chọn những sản phẩm cây xanh và phụ kiện phù hợp nhất, áp dụng các mô hình, cách bài trí cây xanh đẹp nhất cho từng vị trí, từng khu vực. Mỗi sản phẩm, phong cách bài trí được mô tả bằng hình ảnh, ghi rõ chủng loại, vật liệu, kích thước, để khách hàng hiểu rõ và cân nhắc lựa chọn.
Bước 3.2. Tư vấn sản phẩm hoặc thiết kế riêng: Đối với những khách hàng có yêu cầu đặc biệt, công ty sẵn sàng thiết kế riêng những sản phẩm sáng tạo, phù hợp với kích thước, quy mô và đặc điểm không gian của khách hàng.
Bước 3.3. Lập phương án chi tiết và báo giá: Dựa trên phương án trang trí cây xanh và ngân sách đã được thảo luận, nhân viên kinh doanh lập báo giá/dự toán với đơn giá và mô tả sản phẩm cụ thể, cách thức triển khai dịch vụ chi tiết. Ngoài ra, nhân viên kinh doanh cũng có thể tư vấn cho khách hàng phương án khác ngoài thuê cây xanh. Sau khi trao đổi, thảo luận, khách hàng xác nhận đồng ý sử dụng dịch vụ thuê cây xanh và chuẩn bị ký hợp đồng.
Bước 4. Ký hợp đồng, lập đơn hàng và phân công nhân sự: Khách hàng ký hợp đồng, đặt cọc, xác nhận các biểu mẫu báo cáo dịch vụ, giấy tờ làm việc. Nhân viên kinh doanh lập lệnh xuất thuê mới và cập nhật đầy đủ thông tin hợp đồng lên hệ thống phần mềm. Bộ phận Vườn tự động chuẩn bị đơn hàng cây xanh, bộ phận Bảo dưỡng tự động lập lịch xuất thuê cây, địa điểm thuê và phân quyền cho nhân viên phụ trách trên phần mềm và trên ứng dụng smartphone để làm việc.
Bước 5. Set-up cây xanh: Đúng lịch, công ty thực hiện xuất cây cho thuê và set-up cây xanh cùng phụ kiện trang trí theo phương án đã được khách hàng phê duyệt.
Bước 6. Bảo dưỡng, chăm sóc, thay mới, xử lý phát sinh: Bộ phận bảo dưỡng cây xanh bắt đầu thực hiện công việc theo kế hoạch và lịch đã được thiết lập trên hệ thống phần mềm. Hàng tuần hoặc theo lịch, nhân viên bảo dưỡng đến chăm sóc cây xanh, bảo dưỡng phụ kiện, thay mới cây có dấu hiệu xấu hỏng, đảm bảo cây xanh cho thuê luôn xanh tươi. Công ty cấp smartphone để nhân viên bảo dưỡng cập nhật đầy đủ công việc, trạng thái cây xanh và các yêu cầu đổi cây lên hệ thống, phần mềm tự động gửi thông báo cho các bộ phận liên quan để phối hợp cung ứng. Nếu khách hàng có yêu cầu phát sinh, bộ phận CSKH nhanh chóng tiếp nhận và xử lý. Công ty áp dụng một quy trình xử lý phát sinh với khách hàng, do bộ phận CSKH phụ trách.
Bước 7. Giám sát, kiểm tra, đánh giá: Công ty thực hiện quy trình giám sát chất lượng, đánh giá nội bộ và lấy ý kiến của khách hàng rất chặt chẽ (xem danh mục tiếp theo), nhằm đảm bảo thực hiện đúng cam kết chất lượng, tính chuyên nghiệp trong cung cấp dịch vụ. Kết quả giám sát, kiểm tra và đánh giá được lập thành Báo cáo quản lý chất lượng và sử dụng làm căn cứ tính thưởng cho các bộ phận phụ trách.
Bước 8. Báo cáo cho khách hàng, nghiệm thu, thanh toán: Cuối tháng hoặc cuối kỳ, nhân viên CSKH lập các báo cáo dịch vụ gửi cho khách hàng, đồng thời hoàn thiện các giấy tờ xác nhận, nghiệm thu và xuất hóa đơn để khách hàng thanh toán.
Bước 9. Đánh giá, đề xuất làm mới: Trước khi kết thúc hợp đồng, bộ phận CSKH thực hiện khảo sát lại hiện trạng, lấy ý kiến khách hàng, đánh giá chất lượng dịch vụ và sản phẩm, nghiên cứu và đề xuất thay đổi cách bài trí cây, bổ sung thêm các sản phẩm cây xanh mới, làm mới không gian.